Бухгалтерский учет топливных карт

Топливные карты предприниматели применяют для оплаты топлива. Сегодня карты для ИП и юрлиц есть практически на всех заправках. Применять инструмент нужно с учетом основных правил. Также действуют ограничения:

• По карте не выйдет оплатить сервисы АЗС, кроме мойки.
• Обналичить деньги в банкомате, как с кредитки, тоже не получится.
• Карты принимаются к оплате только теми АЗС, на которых есть терминалы банка-эмитента.
• Купить продукцию с применением платежного инструмента не выйдет.

При оплате заправки топливные карты применяют для проведения безналичного расчета. Баланс собственника и карты автоматически снижается на ту сумму, которая была потрачена на топливо.

Кому это будет интересно

Оплата такими картами удобна для компаний с собственным автомобильным парком. Это оптимизирует процесс заправки, позволяет контролировать траты и их правомерность. Не приходится собирать чеки с накладными, постоянно выдавать из кассы наличные, следить за целевым расходованием средств.
Баланс пополняется в рублях либо литрах. Если счет литровый, то во время процессинга рассчитывается цена бензина по транзакции с учетом ценника и литров. В УПД либо счет-фактуру выводятся следующие параметры:

• Объем.
• Тип горючего.
• Стоимость.
• Конечная цена.

Все, что требуется для занесения сведений по затратам в отчетность.

Особенности применения

Поставщик топлива или услуги (то есть АЗС) заключает с покупателем договор. Это может быть подписной документ либо оферта. В обоих случаях средства списываются в порядке, предусмотренном договором. При заключении соглашения о сотрудничестве нужно будет оплатить топливный счет и пополнить баланс организации. Под балансом подразумевается счет внутри системы выбранного поставщика, где хранятся и затем расходуются финансовые средства компании. К данном счету идет привязка всех оформленных корпоративных топливных карт.
После каждой заправки с оплатой картой либо возврата сделанного ранее платежа операция появляется в персональном кабинете. Транзакции могут проводиться строго в рамках средств на балансе, самого счета. Данные из отчета нужны для бухгалтерии. При этом не нужно собирать счета-фактуры, чеки, другие подтверждающие документы – вся информация есть в персональном кабинете в наглядном, доступном виде. Поскольку топливо продает только один контрагент (согласно условиям договора), бухгалтерскую документацию оформлять максимально просто.
По каждой выданной карте формируется детализированная статистика. Водителям автопарка подобный подход удобен, поскольку не требуется вносить отчеты, сохранять подтверждения, перевозить наличность.

Отражение карт на топливо в бухучете

Эмитент может предоставлять топливные карты с определенной оплатой либо бесплатно. От формы выпуска будет зависеть учетный счет. Бесплатные карточки не требуется выводить на баланс организации, оптимально будет сделать забалансовый счет и выбрать для него свободный номер. Топливные карты с платным оформлением правильнее заводить в ТМЦ и считать их цену как расходы компании.
Покупки учитываются в соответствие с планом ведения счетов в бухгалтерском учете. Топливные карты являются неотъемлемой частью договоров поставок топлива. Категория – товарные и материальные ценности. Документы (фактура, накладная, отчет, УПД) предоставляет поставщик.